Как планировать свои дела, чтобы они сами вовремя напоминали о себе

Time Оптимизация рабочего времени, эффективная организация труда, управление распорядком дня… Можно ли представить себе управление своим временем без надёжного календаря, вовремя подсказывающего о предстоящих событиях? Впервые столкнувшись с такой проблемой около двух лет назад, я начал искать удобный планировщик.

Задача была очень простой. Есть список дел, которые нужно выполнить в определённое время или определённый день: посетить врача, принять лекарство, позвонить в турагентство, сходить на занятие по английскому языку, и т.п. Надо сделать так, чтобы однажды запланировав эти дела, в нужный момент времени — за 5 минут, за полчаса или за час — получить напоминание о предстоящем событии.

Конечно, все дела можно записать в бумажном ежедневнике, и периодически просматривать его. Наверное, кого-то этот способ действительно устраивает на все 100%. У меня бумажные ежедневники имеют обыкновение часто теряться, забываться на работе или в офисе; кроме того, никак не удавалось привить себе привычку каждое утро просматривать список дел на сегодняшний день. В итоге, вместо чувства уверенности, что у меня всё находится под контролем, ведение ежедневника лишь добавляло хлопот. Словом, нужно было найти другое решение, и оно, по видимому, лежало в области информационных технологий.

Десктопные stand-alone календари отпали почти сразу. Их удобство заканчивалось там, где начиналась работа не на одном, а на нескольких компьютерах: днём на работе, вечером дома. Поигравшись с двумя-тремя программами (в том числе со встроенным в Outlook), постепенно пришлось от них отказаться.

Календари, встроенные в сотовый телефон и планировщики на КПК, избавлены от недостатков первых, но из-за куцых возможностей пользоваться ими было просто невозможно. Вдобавок, при потере телефона или КПК с ним терялся и весь список дел. Конечно, на этот случай была предусмотрена синхронизация данных с компьютером, но необходимость такой регулярной синхронизации сводила на нет все преимущества использования этих календарей.

Постепенно вырисовался более-менее чёткий список требований к идеальному планировщику:

  1. он должен быть удобным в работе, легко позволяя как создавать новые дела, так и просматривать список запланированных дел;
  2. он должен быть доступен отовсюду, откуда потребуется: из дома и из офиса;
  3. он должен хранить данные удалённо, в надёжно защищённом месте;
  4. он должен вовремя напоминать о предстоящих делах максимально удобным для меня способом.

Последнее требование родилось из того, что практически все планировщики, найденные к тому времени, обладали возможностью уведомления по электронной почте, либо через интернет-пейджер. Но как быть, если у меня не всегда есть доступ к компьютеру? Большую часть своей жизни я провожу вдали от монитора, и я совсем не собираюсь отказываться от этой привычки, ради возможности гарантированно не пропустить запланированную встречу или звонок.

Решение пришло случайно, когда ковыряясь в очередной раз в настройках своего тогдашнего календаря, я обнаружил в нём опцию извещения по СМС. Действительно, что может быть удобнее СМС-сообщения о запланированном событии? Даже звонок личного секретаря может прозвенеть некстати, в то время как СМСку можно просмотреть сразу же по её получении (или когда выпадут свободные 5 секунд для её прочтения). На сегодняшний день в интернете существует несколько сотен крупных и не очень крупных онлайн-календарей, начиная от календарей от интернет-гигантов наподобие Google и Yahoo!, и заканчивая проектами вроде MyMemorizer.com, но лишь немногие из них обладают функциями уведомления через SMS. А с российскими операторами сотовой связи работают вообще единицы. Мне удалось найти всего 2 полноценных онлайн-планировщика, которые удовлетворяли всем вышенаписанным требованиям: уже упомянутый календарь от Google, и календарь от отечественного производителя — Яндекса. С него и начнём.

Yandex

Календарь от Яндекса находится по адресу http://calendar.yandex.ru/. По какой-то причине календарь стыдливо убран из каталога сервисов Яндекса (видимо, поэтому он долгое время не показывался мне на глаза). Для доступа к календарю нужно создать свой персональный аккаунт (паспорт) на Яндексе, хотя если у вас уже есть почта на Яндексе или свой кошелёк Яндекс-денег, то эта проблема решается сама собой.

Удобство работы

У календаря вполне ожидаемый и удобный интерфейс:

Yandex calendar

Есть 3 варианта просмотра календаря: по дням, по неделям и по месяцам. Чтобы создать новое событие, нужно кликнуть по зелёной кнопке вверху страницы, либо прямо на календарной сетке в нужном месте, а отредактировать его можно, кликнув по соответствующей ссылке во всплывающей подсказке. Для каждого события можно задать его название, описание, местоположение, время, а также параметры уведомления об этом событии. Короче, необходимый минимум инструментов: всё, что надо, здесь есть.

А вот с гибкостью настроек времени предстоящих дел ситуация несколько хуже. В календаре можно запланировать только неповторяющиеся события, чётко указав их время начала и окончания (либо же взведя флажок “Весь день”). Если же вам нужно внести в календарь, например, регулярные занятия по английскому языку в понедельник и пятницу на протяжении 2х месяцев подряд, то для каждого занятия придется создать своё собственное событие. Что и говорить, довольно серьёзный недостаток.

Уведомления о предстоящих событиях

Как я уже писал, меня интересовали календари с уведомлением по СМС. С этим у Яндекса полный порядок. Для каждого события можно запланировать извещения по почте, по СМС, или и по почте, и по СМС одновременно. Чтобы получать напоминание по СМС, нужно сначала ввести номер телефона, на который придет код подтверждения. После ввода кода на этот номер можно принимать СМСки о предстоящих событиях, примерно такого содержания:

Napominaem: segodnya v 19:00 v vashem Kalendare zaplanirovano sobytie 'Zanyatiya po anglijskomu'.

и по почте:

Yandex calendar notification

Словом, всё, как и обещали. Можно настроить уведомления за 5 минут до начала предстоящего события, за 10 минут, за 15 минут, за час — вплоть до извещения за неделю. Все СМСки и письма пришли точно в нужное время, без сбоев (проверялось в сетях операторов МТС и “Билайн”).

При необходимости все уведомления можно отключить, введя начало и окончание “периода молчания”. По всей видимости, такая опция будет удобна во время внезапных командировок, например, когда перепланировать дела не представляется возможным, но получать СМСки и нервничать лишний раз по их поводу не хочется.

Дополнительные возможности

В календарь Яндекса интегрирован яндексовский же прогноз погоды, что очень удобно при планировании загородных поездок или вылазок в сноуборд-парки. Также календарь интегрирован в другие сервисы компании: Яндекс.Афиша, или Яндекс.Телепрограмма. Просматривая сетку телепередач (в которой около 90 каналов, включая спутниковые) или репертуар кинотеатров, можно одним кликом добавить в свой календарь киносеанс или интересную программу, что тоже очень удобно, если вы регулярно смотрите телевизор или следите за киноновинками.

Google

Календарь от Google можно найти по адресу http://www.google.com/calendar. Google включил календарь в каталог своих сервисов, так что если вы забыли ссылку на календарь, найти его не составит труда. Ещё одна приятная новость в том, что календарь полностью переведен на русский язык, как видно уже из его логотипа. Если же вы привыкли работать с интернет-сервисами на их родном языке, то можно открыть календарь в англоязычном интерфейсе — для этого нужно открыть его по ссылке в англоязычном каталоге сервисов Google.

Удобство работы

Календарь от Google по количеству различных способов просмотра укладывает конкурента от Яндекса на лопатки. Здесь можно вывести расписание событий за один день, за неделю, за месяц; кроме того, можно посмотреть свой распорядок дел на следующие 4 дня (кликнув по вкладке с соответствующим названием), либо же вывести запланированные события одним списком (вкладка “Повестка дня”). Использование технологии AJAX превращает работу с календарём в удовольствие. Чтобы создать новое событие, нужно кликнуть на соответствующем месте в расписании, либо же нажать на кнопку “Создать событие” в левом углу. Созданное событие можно мышкой перемещать по расписанию, изменяя тем самым их время начала. Чтобы изменить продолжительность события, достаточно мышкой растянуть его низ до нужной отметки. Казалось бы, такая простая вещь, но сколько времени она может сэкономить, если пользоваться ей регулярно!

Google calendar

В календаре Google можно создавать периодичные события, задав время начала и окончания первого из них и определив периодичность и дату завершения всей серии событий. Так например, можно запланировать события, повторяющиеся каждый год, каждый месяц, каждую неделю по определённым дням, или каждый день. Что и говорить, серьёзный шаг вперёд по сравнению с Яндексом.

Уведомления о предстоящих событиях

Всё то же, что у Яндекса, и даже немного больше. Так вкратце можно описать возможности извещений о предстоящих событиях в календаре Google. Действительно, здесь можно настроить уведомления по СМС и по электронной почте, а также с помощью всплывающего окна: небольшого popup-сообщения, которое автоматически появляется на мониторе вашего компьютера точно в назначенный срок. Более того, можно создать несколько уведомлений каждого типа, например, электронное письмо за 4 часа, всплывающее окно и СМС-извещение за час до события, и ещё одно СМС-сообщение за 10 минут до начала. В этом случае вы получите примерно такое письмо:

Google calendar notification

И СМС следующего содержания:

Напоминание: Занятия по английскому @ пн, 14 янв 19:00 - 21:15 место: Б. Афанасьевский пер., д.36 (Ilya Konyukhov)
(сообщение разбито на 2 СМС)

И письма, и СМС приходят точно в назначенное время. На сайте Google в списке поддерживаемых операторов сотовой связи нет МТС и Мегафона, но видимо, эта страница устарела: все уведомления успешно пришли на МТС-овский номер (подозреваю, что и с Мегафоном тоже не будет проблем).

Дополнительные возможности

Календарь от Google фактически является целым комбайном, с помощью которого можно планировать своё время, создавать публичные мероприятия и посылать приглашения на них своим друзьям, которые могут комментировать мероприятие прямо в календаре. Точно так же, как и в Яндексе, здесь есть прогноз прогоды на день. Если для события указан адрес, то его можно тут же посмотреть на карте Google Maps (странно, что Яндекс, имея в запасе свой собственный картографический сервис, не встроил его в календарь). И разумеется, Google не был бы Google, если бы не добавил в календарь возможность поиска событий, который работает просто безукоризненно.

Заключение

Думаю, понятно, какому календарю я отдал своё предпочтение. Возможность планировать дела, повторяющиеся каждую неделю, и лёгкость работы с AJAX-интерфейсом календаря от Google практически не оставляют его конкуренту от Яндекс никаких шансов. Хотя, если вы часто смотрите телевизор, то возможно, вам стоит присмотреться именно к нему, чтобы не пропустить любимую передачу на Discovery.

Всем остальным я рекомендую планировать своё время с помощью календаря от Google. Заведите себе привычку заносить в него все свои дела, которые должны быть выполены в определённое время, настройте извещения с помощью СМС-сообщений, и будьте уверены, что все ваши дела находятся под контролем.

1 комментарий ↓

#1 krovatky.ru (24/03/2008 в 21:38)

Надо обязательно попробывать, никогда ничего не успеваю…